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Peter Giesbrecht, Schweiz

Der Berater im Interview über PrefCo, PrefSuite & den PrefService.

Laut Geschäftsführung sollten ca. 30% der Gesamtkosten nach vollständiger Einführung von PrefSuite eingespart werden.

BHz: Herr Peter Giesbrecht – Könnten Sie uns einige Einblicke in Ihr Leben als Consultant geben? Welche signifikanten Projekte haben Sie bisher geleitet?
Giesbrecht: Meine Karriere war in vielen Hinsichten sehr fassettenreich. Ich habe als Geschäfts- und Bereichsleiter in der Schweiz, Deutschland, Frankreich und den USA gewirkt, aber auch als freier Berater, Consultant. Des Weiteren war ich dafür zuständig, den Bau von Glasproduktionsstätten zu planen und zu leiten. Mein wohl wichtigstes Projekt als externer Projektleiter, neben der Software-Einführung von PrefSuite, stellte die Software-Einführung in zwei Glasproduktionsstätten in den USA im Jahre 1999 dar. Hier musste innerhalb eines Jahres die neue Software geradezu radikal eingeführt werden, um das „Jahr-2000-Problem“ zu lösen. Meine Ziele bei diesem Projekt waren, neben der Zeitersparnis in der Angebots- und Auftragserfassung, vor allem aber die strikte Automatisierung der Produktionsabläufe, sowie die Umsetzung der papierlosen Produktion.

BHz: Erlauben Sie mir eine kurze Zwischenfrage: Welche Sprachen sprechen Sie?
Giesbrecht: Ich möchte diese Frage gerne so beantworten: Ich konnte in all den genannten Ländern Projekte 100%ig ohne Dolmetscher in der jeweiligen Landessprache leiten. Ich spreche also Deutsch, Englisch und Französisch.

BHz: In den Jahren 2002 bis 2007 wurden Sie bei einem bekannten Schweizer Fensterhersteller als externer Projektleiter für die Software-Einführung von PrefSuite eingesetzt. Wie war hier der allgemeine Ablauf?
Giesbrecht: Zunächst einmal muss man an dieser Stelle feststellen, dass sich die Auswahl eines fähigen und passenden Leiters für ein derartiges Projekt nicht immer einfach gestaltet. Ich kann aus eigener Erfahrung sagen, dass interne Projektleiter, allgemein gesehen, häufig recht „befangen“ agieren. Dies liegt unter anderem darin begründet, dass sie oftmals Bereichsleiter sind und somit Interessen ihrer eigenen Abteilung denen der Anderen bewusst oder unbewusst voranstellen. Sie haben sich bei einem Großteil der Firmen über Jahre in nur ihrem Gebiet spezialisiert. Meiner Meinung nach arbeitet ein externer Projektleiter objektiver und kann mit dem „Blick von draußen“ deutlich mehr Geschäftsbereiche des gesamten Unternehmens berücksichtigen. Das hilft den verschiedenen Abteilungen und Bereichen spürbar weiter!
Nachdem die Frage des Projektleiters geklärt war, wurde die Projektorganisation, die Bestandteil des Vertrages war, vorbereitet und umgesetzt.
Im Verlaufe dieses Projektes war es meine Aufgabe, den Dialog zwischen Geschäftsführung, allen internen Anwendern und dem Software-Lieferanten, also der Firma PrefCo, aufzubauen und zu koordinieren.

BHz: Können Sie konkrete Vorgaben Ihres Auftraggebers nennen, an die Sie sich halten mussten?
Giesbrecht: Laut Geschäftsführung sollten ca. 30% der Gesamtkosten nach vollständiger Einführung von PrefSuite, angefangen vom Verkauf, über die Produktion bis hin zur Auslieferung, eingespart werden: 10% sofort und anschließend mit einer steilen Lernkurve weitere 20%.
Diese Vorgaben konnten so gut erfüllt werden, dass sich das gesamte Softwarepaket der PrefSuite innerhalb von 3 Jahren selbst amortisierte. Gleichzeitig wurde die IT zu dem, was ich eine „Lean-IT“ nenne, umgestaltet. Das heißt weniger Kosten für Hardware, Service und Personal, bei erhöhter Betriebssicherheit.

BHz: Bevor die endgültige Wahl auf PrefSuite fiel, haben Sie mit Ihrem Projektteam ca. 6 Monate Software evaluiert. Was war ausschlaggebend für diese Entscheidung?
Giesbrecht: PrefSuite nenne ich eine „All-In-One-Lösung“, das heißt, dass alle Daten nur einmal in der Angebotserstellung oder der Auftragserfassung eingegeben werden und zu jedem späteren Zeitpunkt abgefragt, korrigiert oder ergänzt werden können. Dies ist sehr benutzerfreundlich und vermeidet Datenbrüche durch den Gebrauch einer einzigen Datenbank. Nun kann man sicher nachvollziehen, dass dies eine enorme Zeit- und somit auch Kostenersparnis nach sich zieht.
Mein Ziel bei diesem Projekt war es außerdem, Minuten dort einzusparen, wo das größte Potential liegt. Hierfür bietet PrefSuite eine große Auswahl an Argumenten, beispielsweise das sogenannte „Very Fast Offering“. Mit dieser effizienten Anwendung kann der Benutzer in Sekundenschnelle Angebote – auch mit vollständigen Variationen – erstellen, drucken oder elektronisch verschicken. Nehmen wir eine Zeitersparnis von 20% an, so bedeutet das nicht nur geringere Kosten pro Offerte, sondern auch eine schnelle, zeitgerechte Antwort an den Kunden. Zudem arbeitet die gesamte PrefSuite dermaßen effektiv, dass mit Very Fast Offering sofort unzählige Zusatzmöglichkeiten als alternative Gesamtangebote erstellt werden können.
Dadurch, dass man keine Glas-, Beschlags- oder Profillisten mehr anlegen muss, werden weitere wichtige Prozente zeitlich eingespart. Das heißt also, dass alle von PrefSuite profitieren. Sie arbeiten einfach effektiver!
Auch die Kosten für eine Software-Umstellung wie dieser, sind von hoher Bedeutung. Offene und transparente Kommunikation des Gesamtpreises sowie aller Nebenkosten, beispielsweise Fahrkosten, wusste ich immer sehr zu schätzen. Das erleichterte mir die Arbeit um Einiges hinsichtlich meiner Projektleitung, den damit verbundenen Absprachen mit der Geschäftsführung und deren Vorgaben.

BHz: Welche waren die größten Hindernisse bei diesem Projekt?
Giesbrecht: Die Variantenkalkulation stellte anfänglich ein großes Problem dar. Ein Großteil der Kunden ist an Holzfenstern interessiert. Nun möchte man diesen Kunden natürlich mehrere Angebote schreiben, so zum Beispiel auch Kunststoffvarianten. Da nun aber zu Holzfenstern keine 1:1 analoge Kunststoffausführungen existieren, musste von PrefCo für diese sogenannte Variantenkalkulation ein maßgeschneidertes Modul, gemäß den Anwendervorgaben, entwickelt werden. Mit diesem Modul wird bis heute mit hoher Zufriedenheit gearbeitet.

BHz: Zum PrefService: Waren Sie zufrieden?
Giesbrecht: Der Service der PrefCo GmbH hat mich sehr positiv überrascht. Es wurde hier sehr schnell ein Optimum im Dialog zwischen Projektleiter, Geschäftsführung und dem Software-Lieferanten gefunden.
Das Entwicklungsteam rund um Frau Kümmel konnte Spezialanforderungen und Änderungen stets zu voller Zufriedenheit umsetzen.
Auch wirtschaftlich gesehen muss man erwähnen, dass zu keiner Zeit eine Einschränkung des Normalbetriebes – weder im Verkauf noch in der Produktion - bestand.

BHz: Welche Module sind Ihrer Meinung nach weiter erwähnenswert, die eine erhöhte Effizienz in mittleren und größeren Fensterbaubetrieben gewährleisten?
Giesbrecht: Das Monitoring! PrefSuite ermöglicht mit diesem Modul das papierlose Arbeiten in der Fertigung. So können erhebliche Kosteneinsparungen erreicht werden, weil man hier keine qualifizierten und spezialisierten Arbeitskräfte mehr benötigt. Mittels eines am Element angebrachten Barcode oder RFID-Chip kann Information, sowie Arbeitsanweisungen genauestens an das jeweilige Bearbeitungszentrum projiziert werden. Ganz abgesehen davon, dass zeitraubendes Drucken eingespart wird, können Änderungen bis kurz vor der betreffenden Bearbeitung online erfolgen. Jedes Element liefert also sämtliche relevanten Informationen mit sich, die für jeden Benutzer je nach Arbeitsvorgang gefiltert werden, sodass er nur „seine“ Informationen zum Ausführen sieht. Diese maßgeschneiderte Information erhöht die Produktivität, reduziert die Anlernzeit an einem Monitoring-Arbeitsplatz erheblich und reduziert die Fehlerquote. Die in Echtzeit erstellten und bestätigten Informationen sind zugleich Grundlage für das PrefWeb Auftragstracking, bei dem der Anwender zu jeder Zeit den Status seiner Elemente verfolgen kann.

BHz: Der Geschäftsführer der PrefCo GmbH, Jan Heinze, kommt aus dem Maschinenbau. Was bedeutet dies für die Praxis einer Software-Einführung?
Giesbrecht: Natürlich ist die „Herkunft“ von Heinze für eine „All-In-One“-Software-Einführung mit Maschinenansteuerung von großem Nutzen. Er weiß wann, wo und vor Allem wie alle Daten eingepflegt und aufbereitet werden müssen, um Maschinen anzusteuern. Bei dem Schweizer Projekt war dies extrem nützlich bei der Ablösung des Fertigungsleitrechners durch PrefCIM. Mit der gesamten Software von PrefSuite wird durchgehend vom Angebot oder Auftrag bis zur Produktionsplanung und Ansteuerung der Produktionsmaschinen, alles abgearbeitet.

BHz: Vielen Dank für das Gespräch.

 

Giesbrecht: Peter Giesbrecht | Fa. Projekte & Konzepte Peter Giesbrecht | www.giesbrecht.ch

BHz: Ben Heinze | Cand. Marketing / ESIC Valencia | ben.heinze@prefco.de | +34-608-558-299